Biên bản giao nhận tài sản cầm đồ ghi gì?

Biên bản giao nhận là tờ giấy ghi lại đúng tình trạng món đồ tại thời điểm bạn đưa cho cửa hàng. Hợp đồng nói về tiền, kỳ hạn và các thoả thuận; biên bản giao nhận nói về chính món đồ: nó là cái gì, có gì kèm theo, đang xước ở đâu, được niêm phong thế nào. Bài này chỉ đi vào thời điểm giao tài sản. Các bước kiểm tra lúc bạn quay lại nhận đồ được nói ở bài Kiểm tra tài sản khi nhận lại.

Biên bản giao nhận khác gì hợp đồng

Hợp đồng cầm đồ ghi các thoả thuận giữa hai bên: số tiền, kỳ hạn, cách thanh toán, xử lý khi quá hạn. Biên bản giao nhận tập trung vào việc chuyển giao tài sản và tình trạng tài sản tại chỗ. Hai loại giấy này được lập cùng lúc, cùng có chữ ký hai bên, và nội dung không thay thế nhau.

Đây là quy trình chuẩn, không phải chuyện mỗi nơi làm một kiểu. Khi nhận tài sản, cửa hàng lập hợp đồng thành hai bản, mỗi bên giữ một bản có đủ chữ ký, và lập biên bản giao nhận mô tả món đồ. Tài sản sau đó được niêm phong. Với xe, bản gốc giấy đăng ký được cửa hàng giữ và trả lại cho bạn khi tất toán. Bạn kiểm tra bản của mình có đủ chữ ký và đủ số trang trước khi rời quầy.

Về hình thức, hai nội dung có thể in chung trên một tờ hoặc tách thành hai tờ rời. Điều bạn cần không nằm ở hình thức, mà ở chỗ mọi chi tiết về món đồ đều được ghi lại và bạn giữ được một bản.

Mô tả món đồ phải đủ để phân biệt

Nguyên tắc rất đơn giản: càng cụ thể thì hai bên càng ít phải tranh cãi về sau. Với điện thoại, laptop hay máy ảnh, biên bản ghi nhãn hiệu, model, dung lượng hoặc cấu hình, và số IMEI hay số sê-ri. Với xe, ghi cả số khung và số máy, biển số, số ki lô mét trên đồng hồ. Với đồng hồ, túi hiệu hay trang sức, ghi thương hiệu, số serial nếu có, trọng lượng và tuổi vàng theo kết quả cân tại chỗ.

Với vàng và trang sức, bạn đứng xem cân và đo tuổi vàng ngay tại quầy, rồi đối chiếu con số vừa hiện với con số được ghi vào biên bản. Với món có gắn kim cương, giấy kiểm định là điều kiện nhận cầm: không có giấy thì cửa hàng không nhận, nên món được nhận luôn có giấy và tờ giấy đó được liệt kê thành một mục riêng.

Hiện trạng đã ghi nhận: xước, móp, nứt

Phần này là căn cứ để bạn so sánh về sau, nên phải ghi cụ thể chứ không ghi chung. Vết xước ở mặt lưng hay màn hình, móp ở cánh cửa, xước vành xe, sờn góc túi, gãy mắt xích: mỗi lỗi có sẵn được ghi kèm vị trí và mức độ. Ảnh chụp tại quầy là phần bổ sung cho những dòng này.

Kết quả kiểm tra khi giao cũng được ghi lại. Với thiết bị điện tử, nhân viên bật máy và thử vài chức năng chính trước mặt bạn. Đây là bước bắt buộc: thiết bị mà khách không cho bật lên kiểm tra thì cửa hàng không nhận, và không có thoả thuận nào để bỏ qua bước này.

Hai trường hợp khác cũng bị từ chối ngay từ lúc giao. Thứ nhất, thiết bị còn đăng nhập tài khoản như iCloud hay Google: bạn cần đăng xuất trước, vì cửa hàng không nhận máy còn tài khoản của người khác. Thứ hai, tài sản không chứng minh được quyền sở hữu, có dấu hiệu là tang vật, đang tranh chấp, bị khoá không kiểm tra được hoặc hư hỏng nặng.

Phụ kiện liệt kê từng món

Sạc, cáp, hộp, tai nghe, bút cảm ứng, chìa khoá xe, giấy tờ xe, thẻ bảo hành, giấy kiểm định. Từng món được ghi thành một dòng riêng, không ghi chung chung là kèm phụ kiện. Đây là phần hay bị bỏ qua nhất và cũng dễ phát sinh hiểu nhầm nhất.

Cần nói rõ một điều để bạn khỏi lo: điện thoại không có hộp, không có sạc hay hoá đơn vẫn được nhận cầm. Biên bản ghi đúng những gì có mặt tại quầy, không ghi những gì bạn không mang theo, và bạn cũng không bị từ chối chỉ vì thiếu phụ kiện.

Giấy tờ đi kèm và bản gốc giấy đăng ký xe

Biên bản có một mục riêng cho giấy tờ: căn cước bản photo, giấy đăng ký xe, đăng kiểm, bảo hiểm, sổ bảo dưỡng, hoá đơn mua hàng. Mỗi loại được ghi là bản gốc hay bản photo, và bên nào đang giữ.

Với xe, bản gốc giấy đăng ký là giấy tờ quan trọng nhất. Cửa hàng giữ bản gốc trong suốt thời gian cầm và trả lại cho bạn khi tất toán; biên bản ghi nhận điều đó để cả hai bên cùng biết tờ giấy đang ở đâu. Trường hợp tài sản không đứng tên bạn nhưng có giấy uỷ quyền hợp lệ, cửa hàng vẫn nhận, và giấy uỷ quyền được ghi thành một mục trong hồ sơ.

Niêm phong ngay sau khi ghi nhận

Ghi nhận hiện trạng xong, tài sản được niêm phong để giữ nguyên tình trạng trong suốt thời gian cầm. Món đồ được để yên, không ai mở ra dùng. Biên bản có dòng ghi nhận việc niêm phong: ký hiệu hoặc số tem, ngày giờ, và tình trạng món đồ lúc đóng gói.

Bạn nên chụp lại cả tem niêm phong trước khi ra về. Tấm ảnh đó giúp bạn nhận ra ngay nếu gói hàng có dấu hiệu bị mở khi bạn quay lại nhận đồ.

Câu ghi theo yêu cầu của khách về kiểm tra kỹ thuật

Nhiều người lo việc bật máy kiểm tra đồng nghĩa với việc nhân viên xem được dữ liệu bên trong. Hai chuyện đó khác nhau, và bạn có quyền ghi ranh giới này vào biên bản.

Khi khách yêu cầu, cửa hàng ghi vào biên bản giao nhận nội dung "chỉ kiểm tra kỹ thuật, không truy cập dữ liệu cá nhân". Đây là nội dung có sẵn theo yêu cầu của khách, bạn chỉ cần đề nghị nhân viên ghi vào. Việc đăng xuất tài khoản trước khi giao máy cũng là cách để ranh giới này rõ ràng; bạn đọc thêm ở bài Dữ liệu cá nhân trong điện thoại khi cầm.

Bạn được tự chụp ảnh tài sản tại quầy

Khách được tự chụp ảnh tài sản ngay tại quầy. Nên chụp nhiều góc thay vì một tấm duy nhất: mặt trước, mặt sau, các cạnh, màn hình đang bật với thiết bị điện tử, và một tấm chụp phụ kiện xếp cạnh nhau. Nếu biên bản có ghi vết xước cụ thể, chụp cận cảnh đúng vị trí đó.

Một tấm ảnh có cả món đồ và tờ biên bản trong khung hình là bản dự phòng tốt cho tờ giấy bạn mang về. Hãy để ảnh trong một thư mục riêng kèm ghi chú ngày chụp.

Đọc kỹ trước khi ký

Kiểm tra ngày giờ giao nhận, họ tên người giao và người nhận, chữ ký của cả hai bên. Đọc từng dòng mô tả tài sản và đối chiếu với món đồ đang nằm trước mặt. Nếu có dòng ghi sai, đề nghị sửa ngay: gạch phần sai, ghi lại nội dung đúng, rồi cả hai bên ký xác nhận cạnh chỗ sửa. Không tự sửa một mình và không ký khi trên biên bản còn dòng trống.

Trước khi rời quầy, kiểm tra lần cuối rằng bạn đã có bản biên bản có đủ chữ ký hai bên, một bản hợp đồng, và giấy tờ tuỳ thân của mình.

Lưu ý quan trọng

Biên bản giao nhận chỉ hữu ích khi nó được ghi cụ thể và bạn giữ được một bản. Hãy đọc từng dòng trước khi ký, chụp ảnh cả tài sản lẫn biên bản, và cất bản giấy ở nơi bạn nhớ.

Khi đến ngày nhận lại, bạn đối chiếu món đồ với đúng tờ biên bản này; trình tự kiểm tra nằm ở bài Kiểm tra tài sản khi nhận lại. Muốn nắm thứ tự các bước từ lúc chuẩn bị giấy tờ đến lúc nhận lại tài sản, bạn xem bài Giấy tờ cần chuẩn bị khi cầm đồ. Bài Thời hạn hợp đồng cầm đồ giải thích các mốc ngày ghi trên hợp đồng, còn bài Mất hợp đồng cầm đồ nói về trường hợp bạn không còn giữ giấy tờ. Các trang dịch vụ cầm đồ và đăng ký định giá tài sản cho biết quy trình tiếp nhận theo từng loại tài sản.

Mức định giá và chi phí phụ thuộc tình trạng tài sản thực tế, được thông báo rõ trước khi ký hợp đồng.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản giao nhận có bắt buộc phải có không?

Có. Quy trình nhận cầm gồm hợp đồng lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản có đủ chữ ký, và biên bản giao nhận mô tả món đồ được lập ngay khi nhận tài sản. Bạn giữ một bản biên bản có đủ chữ ký hai bên.

Tôi có được tự chụp ảnh tài sản tại quầy không?

Được. Bạn chụp món đồ, phụ kiện và cả tờ biên bản ngay tại quầy. Ảnh chụp nhiều góc là bản dự phòng cho tờ giấy bạn mang về, và cũng giúp bạn đối chiếu nhanh khi nhận lại đồ.

Điện thoại không có hộp, sạc, hoá đơn thì có lập biên bản được không?

Được. Điện thoại thiếu hộp, sạc hay hoá đơn vẫn được nhận cầm. Biên bản chỉ ghi những gì thực tế có mặt tại quầy, không ghi những món bạn không mang theo.

Máy còn đăng nhập iCloud hoặc Google thì có nhận không?

Không. Thiết bị còn đăng nhập tài khoản sẽ bị từ chối, vì cửa hàng không kiểm tra được máy khi tài khoản của người khác còn treo bên trong. Bạn đăng xuất trước khi giao.

Tôi muốn biên bản có câu về kiểm tra kỹ thuật thì làm thế nào?

Bạn đề nghị nhân viên ghi vào biên bản giao nhận câu: chỉ kiểm tra kỹ thuật, không truy cập dữ liệu cá nhân. Đây là nội dung có sẵn theo yêu cầu của khách, không cần chuẩn bị trước.

Niêm phong tài sản có được ghi trong biên bản không?

Có. Sau khi ghi nhận hiện trạng, tài sản được niêm phong và biên bản ghi ký hiệu hoặc số tem cùng ngày giờ. Bạn nên chụp lại tem niêm phong trước khi ra về.